Штрафы 50% стоимости: как мы превратили хаос остатков в стабильную автоматизацию

О клиенте

ООО «Филамент» — производитель и поставщик запчастей для 3D-печати. Компания развивает два интернет-магазина - top3dv.ru и tridipro.ru, а так же работает с Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркет, AliExpress, СберМегаМаркет и FarPost.

Изначальная ситуация

Для онлайн-торговли критична точность данных о ценах и остатках. Ошибка в наличии товара может привести к отмене заказа и штрафу со стороны маркетплейса до 50% стоимости товара. При этом обмен данными проходил через дополнительный сервис-посредник Selsup, а два сайта требовали отдельного администрирования.

Перед нами стояла задача упростить и сделать более стабильным весь контур онлайн-продаж:

• отказаться от стороннего сервиса-прокладки;

• выстроить прямой обмен между 1С, сайтами и маркетплейсами;

• автоматизировать контроль цен и остатков;

• объединить управление двумя интернет-магазинами;

• снизить риск ошибок при синхронизации данных;

• сохранить возможность вручную управлять маркетинговым контентом на маркетплейсах;

• перейти к управляемой схеме, в которой понятно, откуда поступают данные, как они обновляются и как контролируется их корректность.

Решение

Мы перестроили технический контур онлайн-торговли так, чтобы ключевые данные передавались между 1С, сайтами и маркетплейсами напрямую, без лишнего промежуточного сервиса.

Основой решения стала связка 1С и 1С-Битрикс с прямыми выгрузками на маркетплейсы. Параллельно объединили управление двумя интернет-магазинами, определили единый источник формирования цен и добавили автоматический контроль наиболее критичных данных - цен и остатков.

При этом мы не стремились автоматизировать всё без исключения. Там, где автоматическая синхронизация могла мешать работе сотрудников, разделили зоны ответственности: учетные данные передаются автоматически, а маркетинговый контент остается под ручным управлением.

В результате вместо набора отдельных интеграций сформировали единый управляемый контур, в котором автоматизация дополняется механизмами контроля и защиты от ошибок.

Шаги в ходе работы

• Перешли на прямую работу с маркетплейсами

Отказались от Selsup и перевели выгрузку на прямую схему:

1С (УТ) - Битрикс - маркетплейсы

Основным инструментом выгрузки стал модуль Акрит для выгрузки на маркетплейсы. Через него организовали работу с Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркет, AliExpress, СберМегаМаркет и FarPost.

Для СберМаркета и FarPost дополнительно реализовали передачу данных через XML/YML-файлы. Это позволило убрать из цепочки дополнительный сервис-посредник, повысить стабильность обмена и сократить связанные с ним затраты.

Чтобы не ломать привычный стиль общения с покупателями, интегрировали мессенджеры через Wazzup, поэтому все чаты и переписки сохранились в системе, а история взаимодействий с клиентом всегда под рукой. 

• Объединили два интернет-магазина

Внедрили многосайтовость 1С-Битрикс. Сайты top3dv.ru со складом в Хабаровске и tridipro.ru со складом в Москве сохранили отдельные домены, но стали управляться через одну административную панель. Так мы упростили работу контент-менеджера и сократили расходы на лицензии.

Отдельно проработали автоматизацию, чтобы многие рутинные процессы выполнялись без ручного участия сотрудников. Система сама создаёт и завершает задачи, фиксирует, отслеживает отправку писем и двигает сделки по стадиям. Для менеджеров это означает меньше ручной работы и больше внимания самим клиентам.

• Автоматизировали контроль цен и остатков

Расхождения в остатках были одним из наиболее чувствительных рисков проекта: отмена заказа из-за отсутствия товара может привести к штрафу маркетплейса.

Поэтому мы разработали собственный бот-контролёр, который раз в час сверяет цены и остатки между 1С, сайтом, Ozon и Wildberries. При обнаружении расхождений система автоматически отправляет уведомление в Telegram. Дополнительно на сайте ограничили возможность оформить заказ в количестве, превышающем реальный остаток.

В результате контроль перестал зависеть только от ручной проверки: потенциальную ошибку можно обнаружить до того, как она повлияет на заказ.

• Перенесли формирование цен в 1С

Логику формирования цен для маркетплейсов перенесли в 1С, закрепив учетную систему как единый источник ценовых данных. Дополнительно разработали модуль импорта минимальных цен из Excel.

Так удалось убрать ситуацию, при которой правила расчета цен могли находиться в нескольких системах одновременно

• Разделили автоматическую выгрузку и ручной контент

В процессе работы выяснилось, что автоматическая синхронизация может перезаписывать фотографии, видео и описания, которые сотрудники вручную дорабатывают непосредственно на маркетплейсах.

Для защиты таких данных разработали механизм «Стоп-выгрузка» и закрепили новую схему работы:

- из Битрикса автоматически передаются цены и остатки;

- фотографии, видео и описания сотрудники ведут вручную на маркетплейсах.

Так сохранили автоматизацию учетных данных, не мешая маркетинговой работе с карточками товаров.

• Адаптировали интеграции к изменениям маркетплейсов

Отдельной особенностью проекта стали регулярные изменения API Wildberries и Ozon. За время работы было зафиксировано более 10 случаев, когда изменения на стороне площадок требовали обновления модулей или собственных скриптов.

Поэтому интеграционный контур поддерживали в актуальном состоянии, корректируя его при изменениях внешних сервисов. Часть ошибок также была связана с незаполненными сотрудниками обязательными полями. Автоматический мониторинг позволил быстрее выявлять последствия таких ошибок в данных.

Результаты

В финале проекта мы помогли заказчику снизить зависимость от стороннего сервиса, сократить сопутствующие затраты и упростить управление двумя интернет-магазинами. Автоматический контроль цен и остатков помог снизить риск ошибок, которые могут приводить к отменам заказов и штрафам на маркетплейсах.