Как автоматизация помогла компании улучшить управление тендерами

Как выглядели процессы до автоматизации

До внедрения автоматизации тендерный отдел работал вручную. Чтобы участвовать в закупках, тендерный отдел пользовался всем подряд: Google Таблицами, личной почтой, мобильными телефонами и даже магнитной доской. Тендеры велись неструктурировано, данные хранились в разных местах, что делало работу крайне уязвимой к ошибкам и упущениям. Не было единой системы для отслеживания этапов участия, задачи передавались устно, без фиксации. Срывы сроков, убытки по контрактам и потеря тендеров из-за устаревших данных стали постоянной проблемой. Руководство не могло оценить ни эффективность отдела, ни реальную прибыльность закупок.

Основные проблемы и потери

• Разрозненные каналы обработки — отсутствие централизованного хранения информации
• Непрозрачность процессов — не было понимания, кто и за что отвечает в текущий момент
• Ошибки и дедлайны — не было автоматических напоминаний и системы контроля сроков
• Нет аналитики — нельзя было проанализировать, почему тендер был проигран или насколько он был выгоден
• Отсутствие масштабирования — любое увеличение объёма работы вело к хаосу и росту затрат

Конкретные задачи автоматизации:

• Единый центр работы с тендерами:
  Решение: В Битрикс24 создаётся карточка закупки, в которую автоматически подтягивается ключевая информация: номер закупки, заказчик, сумма и др. Это устраняет хаос и дублирование данных.
• Прозрачные стадии участия:
  Решение: Цикл участия в закупке отображается в виде наглядной воронки со стадиями: оценка, согласование, подача заявки, исполнение. Это даёт всем участникам проекта общий контекст и контроль за прогрессом.
• Многоуровневое согласование:
  Решение: Настроены бизнес-процессы, которые автоматически подключают нужных специалистов — юриста, экономиста и руководителя — строго по регламенту. Это исключает задержки и ручную координацию.
• Управление исполнением:
  Решение: После выигрыша тендера он автоматически переводится в отдельный смарт-процесс "Исполнение контракта", где подключаются профильные отделы: снабжение, логистика, юридический отдел. Это помогает разделить зоны ответственности.
• Контроль и дедлайны:
  Решение: Роботы CRM автоматически ставят задачи и напоминания ответственным сотрудникам. Это исключает человеческий фактор и помогает не пропустить важные этапы

Благодаря внедрению новой системы ООО «Гранит Восток» стремится не просто снизить количество ошибок, но и повысить рентабельность тендерного участия, ускорить внутренние процессы, и перейти от ручного хаоса к управляемой и масштабируемой модели работы.

 Что интегрировалось и с чем

• В рамках проекта мы интегрировали с Битрикс24 все ключевые каналы коммуникаций и данных компании: Корпоративная электронная почта была интегрирована с CRM, что позволило автоматически формировать карточки обращений и сделок на основе входящих писем, фиксировать переписку и привязывать её к соответствующим тендерам.
• Внутренний сайт, на котором собираются потенциальные заявки и тендерные извещения, был синхронизирован с CRM. Заявки с сайта автоматически передаются в воронку «Тендеры», где создаётся карточка с исходными данными: заказчик, категория поставки, описание потребности, контактное лицо и прикреплённые документы.

Руководство не могло оценить ни эффективность отдела, ни реальную прибыльность закупок. Выигранные тендеры автоматически переводятся в другую воронку «Исполнение контракта», где участвуют логисты, снабженцы и юристы.

Настройка процессов, воронок и интерфейсов

Мы учли, что работа не заканчивается победой в торгах, поэтому внедрили две связанные воронки:

• Воронка «Тендеры» — охватывает этапы от первичной оценки тендера до финального решения (победа или отказ).
• Воронка «Исполнение контракта» — запускается автоматически при победе и включает этапы логистики, снабжения, подписания УПД и финансового закрытия.

Такое решение четко разделило зоны ответственности и связало процесс участия в торгах с последующим исполнением контракта

Настройка стадий, дел и автоматизаций

Каждую стадию в воронках мы поддержали набором автоматизаций.

Во-первых, роботы CRM взяли на себя рутину: они сами ставят задачи сотрудникам, отправляют напоминания и назначают ответственных за выполнение действий и инициируют бизнес-процессы согласования, когда это требуется по сценарию.

Во-вторых, переходы между стадиями контролируются: система не даст перевести закупку на следующий этап, пока не выполнены условия предыдущего. Например, система не позволит перейти к стадии «Подача заявки», если предварительная оценка тендера не была согласована.

В-третьих, критически важным элементом является строгий контроль дедлайнов и автоматических напоминаний. Поскольку каждый тендер жестко привязан к своей дате подачи, CRM постоянно отслеживает эти сроки и своевременно напоминает менеджерам о приближении или наступлении критичных дат.

Примеры автоматизации

• При переходе в стадию «Согласование участия» запускается бизнес-процесс с участием Юриста, Экономиста и ЛПР

• При победе в торгах — сделка «туннелируется» в воронку «Исполнение контракта» с передачей данных и файлов
• При входящих письмах с ключевыми словами или файлами система автоматически создаёт карточку тендера

Интуитивный сценарий для менеджера

Сценарий работы в CRM полностью повторяет логику действий тендерного менеджера: Новый сценарий работы в CRM прост и логичен для тендерного менеджера. Получив информацию о тендере, менеджер видит, что карточка сделки создана автоматически или вручную. Одновременно с этим он получает задание провести скоринг тендера. После завершения оценки менеджер нажимает кнопку перехода сделки на следующую стадию. Это действие автоматически запускает бизнес-процесс согласования участия с юристом и лицом, принимающим решения (ЛПР). Как только участие согласовано, сделка переходит на стадию «Подача заявки». Система тут же подгружает нужные шаблоны документов и ставит менеджеру задачу.. После отправки заявки система отслеживает дату торгов и вовремя напоминает о ней. Если компания побеждает, сделка автоматически запускает процесс исполнения контракта и ставит задачи снабженцу и логисту. Как только все обязательства по контракту выполнены, система сама закрывает сделку, переносит данные в архив и обновляет аналитику.

Все действия менеджера сведены к логичным кликам и чётким задачам — без необходимости помнить дедлайны, вручную согласовывать документы или искать коллег. В результате каждый сотрудник работает в своей зоне ответственности, но по одному сквозному процессу. Руководство видит все задачи, стадии выполнения и может контролировать сроки работы. Сама работа стала прозрачнее, масштабируемой и воспроизводимой – независимо от роста компании.

Эффект для клиента

• Руководство видит всю картину по закупкам на одном экране: риски, сроки и причины проигрышей
• Сотрудники работают по чёткому сценарию: от роли юриста до логиста — каждый подключается ровно на своём этапе
• Компания исполняет выигранные контракты быстрее, избегая штрафов и задержек

Что изменилось в работе команды

После внедрения Битрикс24 компания полностью отказалась от ручного учёта тендеров, Google-таблиц и неформальных переписок. Теперь все этапы — от поиска закупки до финальной отгрузки — проходят в одной системе, где зафиксирован каждый шаг, ответственный и срок.

Тендерный менеджер больше не теряет времени на контроль коллег вручную: все задачи ставятся автоматически, участники процесса получают уведомления, а бизнес-процессы с юридической и экономической проверкой исключают хаос.